Zeitaufwändige Arbeiten in der Buchhaltung in nur wenigen Clicks erledigen

Unser Kunde verwendet das von der Eximias entwickeltem System, um jährlich mehrere tausend Rechnungen und Zahlungen zu verwalten. Speziell bei der Zuordnung von Kundenzahlungen profitierte das Team dabei von dem automatischen Abgleich mit dem Bankkonto und der darauffolgenden direkten Zuordnung zum Kunden. Zusammen mit dem eingebauten Mahnsystem wurde so die Verwaltung der Zahlungseingänge sehr stark vereinfacht und hat zahlreiche Arbeitsstunden gespart.

Loslegen

So unterstützen wir unsere Kunden

Als logischer nächster Schritt wurde die Einbindung des vom Treuhandbüro verwendeten Buchhaltungssystem Abacus in den Fokus gerückt. Bisher mussten alle Buchungen in Bezug auf Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen händisch von der Buchhaltung gepflegt und kontrolliert werden. Eine grosse Herausforderung war hier insbesondere die Protokollierung, dass alle Belege im Kunden-ERP auch in der Buchhaltungssoftware fehlerfrei eingetragen wurden.

Verwalten von Rechnungen und Zahlungen

Einbinden der Buchhaltungssoftware

Umfassende Berichte über Datensynchronisation

Der erste Schritt

Für die Integration der Buchhaltungssoftware standen uns verschiedene Varianten zur Verfügung. So kann direkt ein Webservice verwendet werden, Dateien mit den Buchhaltungsdaten können automatisch auf einem Speicherplatz abgelegt werden oder es können diese Dateien auch direkt in der Anwendung selbst hinaufgeladen werden. Unser Kunde wollte dabei keinen Zugriff auf die Buchhaltungssoftware seitens des ERP, daher wurde die dritte Variante gewählt. Der Upload ist bei dieser Variante auch sehr zeitsparend, da beispielsweise alle Buchungen eines Monats mit wenigen Klicks durchgeführt werden können.

Lösung

In einem ersten Schritt haben wir alle Buchungen, die in einem Geschäftsjahr in Bezug auf Kundeneingänge anfallen, in verschiedene Buchungsarten unterteilt. Daraus haben wir eine Liste von Vorlagen erstellt, darunter Rechnungen, Gutschriften, Ratenzahlungen, Doppel- und Vorauszahlungen. Darüber hinaus werden Rabatte und Skonti korrekt berechnet und als separate Buchungen ausgewiesen. Für den Export wurde das von Abacus vorgegebene XML-Format verwendet. Durch die Datenübertragung über eine Datei muss keine direkte Verbindung zwischen den beiden Systemen bestehen. Aus dem ERP des Kunden wird einfach eine Datei generiert, die alle Buchungen für einen ausgewählten Zeitraum enthält.

Definition der unterstützten Buchungsarten

Um die Datenintegrität zwischen beiden Systemen sicherzustellen, habe wir danach eine Kontrolllogik eingebaut, die es ermöglicht, einen Export aus dem Abacus einzulesen und dieses mit unserem ERP-System zu vergleichen. Auch hier könnte der Treuhänder den Export in seinem System machen und die dabei entstehende Datei an den Kunden zur Kontrolle übertragen. Mit dieser Datei wird ein Protokoll erstellt, dass jegliche Abweichungen zwischen beiden Systemen anzeigt. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn nach dem Export eine Buchung im Abacus angepasst wird.

Die Vorteile

Einfacher Export von Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften mit einem Klick nach Abacus oder einer ähnlichen Anwendung

Fehlerfreier Buchungstransfer ohne Tippfehler

Super zeitsparend ohne tägliche individuelle Buchung von Rechnungen

Komplett automatisiertes System mit Erkennung von Doppel- und Ratenzahlungen sowie Vorauszahlungen

Automatischer Import von Standardbankformaten und Erstellung von XML-Zahlungen für den Import in eine Buchhaltungssoftware

Ständige Auswertung der Datenbestände zwischen dem Auftragssystem und der Buchhaltungssoftware (z.B. Abacus)

Protokollierung des Exportprozesses mit detaillierten Berichten

Datenaustausch direkt mit Webdiensten oder über Dateiaustausch (wenn eine direkte Verbindung nicht möglich ist)

Was unser Kunde über die Software sagt

ISP-Zürisee AG

Ich als Buchhalterin trage täglich die Verantwortung für die gesetzeskonforme Verbuchung mehrerer tausend Rechnungen und Zahlungen. Besonders der Abgleich zwischen unserem Auftragssystem und der Buchhaltungssoftware Abacus gestaltete sich immer als sehr zeitintensiv. Dank des automatischen Exportes unserer Belege und Zahlungen zu Abacus spare ich mir jetzt nicht nur unzählige Stunden, wir haben auch jederzeit die Kontrolle darüber, dass keine Umsätze übersehen oder falsch in die Buchhaltung verbucht werden. Dieses Modul ist für mich im Tagesgeschäft eine grosse Erleichterung.

Daniela M.